Come scrivere un’e-mail in inglese

Innanzitutto, ti sei mai chiesto cosa significhi la E nella parola E-mail? “E” sta per Electronic, posta elettronica. La tua e-mail, quindi, non sarà molto diversa da una tipica lettera che qualche anno fa avresti inviato con l’aiuto di un francobollo, ora è semplicemente elettronica! Ecco perché la stesura di un’e-mail, che sia in inglese o in un’altra lingua, dovrà seguire gli stessi standard che ci hanno insegnato a scuola per le classiche lettere:

  1. Salutare il destinatario della lettera
  2. Chiarire subito l’oggetto in questione
  3. Scrivere il corpo della lettera in maniera chiara e concisa
  4. Concludere il discorso
  5. Congedarsi
  6. Helpful Tips!

Per prima cosa, però, dovremmo chiarire in che rapporti siamo con il destinatario! Se scrivo ad un mio caro amico per invitarlo a cena si tratterà di un’e-mail di carattere informale, ma se scrivo a qualcuno per ottenere un colloquio di lavoro sarà un’e-mail piuttosto formale. Dato che le lettere informali sono tali proprio perché non devono seguire delle regole ben precise, in questo articolo ci occuperemo di come gestire una lettera formale in inglese. 

Salutare il destinatario della lettera

Per prima cosa dovremo salutare il nostro destinatario. Di seguito le frasi utili per farlo al meglio:

Dear Sir/Madam: Caro Signore/Signora (da usare quando si scrive ad una posizione, ma non si conosce il nome del destinatario)

To whom it may concern: A chi di competenza/A chi di dovere (da usare solo quando non si conosce il destinatario preciso della lettera, come può accadere quando si comunica con un’istituzione)

Dear Mr/Ms [surname]: Caro Signore/Signora [cognome] (da usare quando si ha il nominativo di un contatto maschile/femminile)

Dear [name + surname]: Caro/Gentile [nome + cognome] (da usare quando si ha il nominativo dell’utente, ma non si è sicuri del suo genere).

Chiarire subito l’oggetto in questione

Dopodiché siamo pronti per chiarire l’oggetto della nostra missiva. Potremo aiutarci utilizzando queste frasi:

I am writing to…: Scrivo per…

                             … inform you that: … informarla che

                             … confirm: … confermare

                             … enquire about: … informarmi su

                             … complain about: … lamentarmi di

I am contacting you for the following reason: La contatto per la seguente ragione

I recently heard about…and I would like to…: Recentemente sono venuto a conoscenza che… e vorrei… 

Nel caso in cui invece, l’e-mail sia una risposta, si potranno usare le seguenti espressioni.

I am writing regarding/in reference to…: Le sto scrivendo riguardo a…

                          …your enquiry about: …la sua richiesta di 

                          …our (phone) conversation: …la nostra conversazione (al telefono)

In reply to your request…: In risposta alla sua richiesta…

Thank you for contacting us/ [company name] …: Grazie per averci contattati/per contattare l’azienda [nome]…

Thank you for your prompt reply: Grazie per la celere risposta

Scrivere il corpo della lettera

Dopo aver chiarito l’oggetto, potremo dedicarci al corpo del messaggio. Ma indipendentemente dal tema affrontato nell’e-mail, la scrittura dovrà risultare sempre chiara, fluida e concisa. È necessario non risultare ripetitivi e prolissi, per non annoiare o far perdere tempo al lettore.

Concludere il discorso

Dato che il tono della nostra lettera è stato formale, è buona norma concludere mantenendolo tale. Allo stesso tempo, però, bisognerà dimostrare la propria disponibilità ad avere un contatto futuro, ringraziare per le informazioni ottenute ed indicare eventuali documenti allegati.

Ecco le frasi maggiormente usate per tali propositi:

Please find enclosed/attached: Si prega di trovare allegato 

If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know: Se ha ulteriori domande o dubbi, non esiti a farmelo sapere

Please do not hesitate to contact me, if you need any further assistance: Per favore non esiti a contattarmi, se necessita di maggior assistenza

I would appreciate your reply at your earliest convenience: Apprezzerei la sua risposta il prima possibile

Thank you for your patience and cooperation/for your consideration: Grazie per la sua pazienza e collaborazione/ per la sua considerazione

I look forward to hearing from you: Aspetto sue notizie. 

Congedarsi

Le ultime due righe dell’e-mail in inglese sono destinate al saluto ed alla firma.
Anche in questo caso, il tono utilizzato dovrà essere formale.

Congedarsi in maniera molto formale

Your sincerely/Sincerely yours: Cordiali saluti (da usare quando non conosci il nome del tuo interlocutore)

Respectfully: Con rispetto (da usare quando non conosci il nome del tuo interlocutore)

Sincerely: Cordialmente (da usare quando all’inizio si è usato “Dear [name]”)

Congedarsi in maniera meno formale, ma sempre professionale

Best regards: I migliori saluti

Kind regards: Cordiali saluti

Regards: Saluti

Helpful Tips!

Ricordati, inoltre, di seguire anche questi accorgimenti:

  • Scrivi sempre frasi complete e di senso compiuto: verifica che ogni frase abbia sia il soggetto che il verbo.
  • Evita le contrazioni dei verbi e le abbreviazioni delle parole: sono accettate solo per testi di carattere informale.
  • Usa congiunzioni e parole di transizione, piuttosto che le virgole: è sempre meglio creare un discorso fluido e chiaro, piuttosto che uno contorto ed articolato attraverso le virgole.
  • Scrivi utilizzando i paragrafi: scomporre il testo in blocchi aiuta a rendere più scorrevole la lettura ed a mettere in risalto le varie tematiche affrontate.
  • Inserisci la corretta punteggiatura alla fine di ogni frase: non utilizzare mai il punto esclamativo, ma solo punti normali o interrogativi.
  • Rileggi sempre l’e-mail prima di inviarla: Spesso, tra le righe possono annidarsi errori grammaticali, di battitura, di punteggiatura, termini usati in modo improprio.

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